O que você utiliza para monitorar seus projetos?

Os administradores de TI estão constantemente monitorando datas críticas nos projetos. Como cada administrador é responsável por muitos projetos, como eles podem manter-se atualizado sobre os prazos, proteger a instituição, e ainda garantir a conformidade com as exigências da empresa e monitorar projetos?

Deixar de entregar um projeto na data certa pode causar sérios problemas. Um projeto pode ser fechado mas ainda ter trabalho a ser feito. Um protocolo pode expirar, tornando quaisquer conclusões depois  do prazo estipulado ser inadmissível. Novas liberações de verbas podem ser retidas pelo contratante se o cronograma deu errado, e a empresa que está pagando pelos serviços não irá ficar feliz em saber disso.

Sabemos que tanto a empresa quanto o administrador ou a prestadora de serviços devem cumprir com suas obrigações, e se empresa engessar o processo isso deve ser levado em consideração.

Para tudo isso deve ser utilizado uma ferramenta para monitoramento de datas, hoje temos diversas ferramentas no mercado para te ajudar.

Quando um projeto é criado ou modificado , o sistema de contabilidade da empresa e o sistema de gerenciamento de subsídios necessitam ser atualizados para as novas datas. Através da utilização dos dados contidos em um sistema de gestão, os relatórios podem ser gerados com a informação atual. Isso diminui o erro humano e o esquecimento. Em vez de ficar dependendo de arquivos manuais para se atualizar, lembretes automáticos com alertas diminuem o risco de perca de prazos. Ter a capacidade de executar relatórios ad hoc sobre um campo chave, tais como data de término do projeto aumenta a conscientização, e apóia o planejamento pró-ativo. Com o uso de um software de gestão, como a base do relatório, a confiança de que os dados são atuais é reforçada. Alguns relatórios típicos dessas ferramentas são:

  • Fatura datas de vencimento por projeto para o próximo mês.
  • Projetos que terminam no prazo de noventa (90) dias.
  • Prazos que não tem extensões de custo.
  • Relatórios da programação do projeto

 

Usando lembretes e-mail automático

Lembretes, tais como data de término do projeto que está dentro de noventa dias ou que um novo prazo sem nenhum custo deve ser solicitado dentro de um período de tempo específico antes da data final são de valor inestimável para monitorar projetos. Muitas instituições estão automatizando seu sistema para ajudar os professores e unidades institucionais com monitoramento de datas críticas, e não para por aí essas ferramentas são utilizáveis para qualquer projeto, o exemplo dos professores é um exemplo de até onde a tecnologia pode ajudar.

Emails automáticos (com a forma apropriada de anexo) são entregues a indivíduos-chave notificando-os de que, por exemplo, um projeto específico será encerrado em noventa dias. Esses e-mails são baseados na data de término no sistema.

A mesma lógica também pode ser empregada para faturamento. Os elementos de dados de data utilizados nesses softwares podem ser utilizadas como um gatilho para lembretes. Baseando os destinatários de cada mensagem sobre o seu papel no projeto, algumas ferramentas permitem que a mensagem seja enviada para a pessoa apropriada em uma função específica.


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