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Medidas preventivas: Reduzindo a quantidade de chamados técnicos na TI

Poder prevenir erros e não ter que realizar a abertura de chamados em uma empresa é algo que pode poupar um tempo precioso dos técnicos de TI. Neste tempo eles poderão se dedicar a outras atividades ou até mesmo abranger uma redução de custos com relação a esta área.

Um termo muito comum com relação as medidas preventivas contra a abertura excessiva de chamados é a “proatividade” dos funcionários. Ele é buscado por muitas empresas durante as contratações, por ser um comportamento capaz de antecipar ações e escolhas que podem evitar problemas ou dar soluções com antecedência.

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No trabalho a proatividade busca um planejamento melhor, execução de ideias concretas, buscas por mudanças e também o enfrentamento de obstáculos, sem a necessidade de “ativar” uma segunda área desviando-a do foco principal. As medidas proativas também podem melhorar o desempenho de um setor, como é o caso da TI e também evitar diversos tipos de acidentes.

Reduzindo a quantidade de chamados técnicos na TI

Chamados na área de TI existem e sempre irão existir, por mais proativo que uma equipe de funcionários possa ser. Afinal podem ocorrer erros no sistema, desgastes de hardwares, conflitos de softwares e até mesmo problemas na nuvem.

Porém há diversas aberturas que são desnecessárias, o que acabam tirando o profissional de TI de um evento mais importante na empresa, para solucionar as vezes algo simples como o reiniciar de uma máquina, por exemplo.

Aqui no blog da Encript nós já falamos muito sobre a necessidade de um inventário eficaz, item que pode fazer toda a diferença na redução de chamados. Além da organização, é possível prever quando um hardware, como um HD, por exemplo, está próximo do fim de sua vida útil. Ou até mesmo o vencimento de uma licença, que pode trazer um grande transtorno caso o software deixe de funcionar.

  • Funcionários sem proatividade ou que não entendem no mínimo o básico

A falta de proatividade e conhecimento básico de informática pode contribuir e muito para a abertura de chamados. Se um funcionário é contratado para a área de contabilidade, é claro que a sua função não tem 100% de relação com a TI, por exemplo, mas saber verificar que o cabo do mouse acabou se desplugando da máquina, reiniciar o modem como um teste na falta de conexão com a internet, entre outros, é no mínimo o básico para não ser preciso abrir um chamado. Lembrando que estes são apenas exemplos.

Uma opção interessante para resolver este tipo de situação é exigir durante a contratação o conhecimento básico no ambiente em que estará exercendo a sua atividade ou oferecer um curso/instruções básicas, dentro da própria empresa, onde apesar de ser necessário um tempo para esta operação, acaba sendo um investimento que irá evitar chamados desnecessários no futuro.

Principais características de um inventário de TI

Funcionários pró ativos poderão atualizar ferramentas, realizar trocas de hardwares, evitar acessos a locais considerados inseguros, informar situações de risco com antecedência, sugerir melhorias e desviar o profissional de TI de suas funções principais o mínimo possível. Lembrando que é preciso ter um conhecimento básico, afinal mexer naquilo que não sabe, pode acarretar dois ou mais chamados ao invés de apenas um.

  • Inventário de TI, uma solução simples e muito eficaz

Como citamos acima o inventário facilita o trabalho de toda a equipe de TI e também dos próprios profissionais de outras áreas. O sistema permite uma localização rápida e a tomada de medidas eficazes durante a verificação de rotina.

Em empresas que não há o inventário, o profissional de TI só irá saber de um problema, quando ele vier a tona ou quando for feito uma análise de softwares e hardwares minuciosa na empresa, um longo tempo que não precisaria ser desperdiçado caso houvesse um inventário.

No quesito de atualizações e licenças, estes mecanismos além do tempo economizado na renovação que pode ser feito de forma automática, acabam também gerando uma economia em valores para a empresa, já que softwares que estão em desuso podem ser descartados, não sendo gastos valores com a contratação de novas licenças.

Em resumo, além da contratação de funcionários pró ativos e que tenham o mínimo de conhecimento em informática, colocar todos os hardwares e softwares da empresa em um sistema de ativos de TI, o famigerado inventário, podem reduzir em mais de 50% o tempo gasto dos profissionais de TI com chamados desnecessários.

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