Inventário de TI – Principais características deste sistema

Você sabe o que é um inventário de TI? Hoje toda empresa que deseja ter um modelo de negócio mais ágil precisa organizar da maneira correta todas as ferramentas tecnológicas. Essa organização pode ser auxiliada por um profissional responsável pela criação de um Inventário de TI.

Atualmente encontramos diversas opções de sistemas prontos para esta finalidade, porém nem todos possuem uma característica que visa contribuir para os processos de sua empresa, por isso achamos necessário falar um pouco mais sobre este assunto e também apresentar algumas das características de um bom modelo para o seu business.

Mas antes de mais nada, o ideal é que a sua empresa tenha um gestor de TI, que irá definir qual a melhor estratégia de criação relacionada um inventário e também de todas as áreas que envolvam tecnologia no seu ramo. Para saber um pouco mais sobre o assunto, entre em contato com nós da Encript e Faça uma Avaliação Gratuita!

Inventário de TI – Principais características deste sistema

Um Inventário de TI é uma lista completa de todos os recursos tecnológicos utilizados em uma empresa, abrangendo itens de software e hardware. Para que o funcionamento da empresa seja mais eficaz, preciso, e que todas as funções estejam devidamente categorizadas bem como de fácil acesso, assim os recursos podem ser acessados com facilidade economizando tempo e também o gasto desnecessário com recursos que já existem dentro da empresa, mas que estão “perdidos” pela falta de organização.

Um inventário de TI deve conter dados como o número de série, informações técnicas, informações de compra/aquisição, área onde é utilizado ou foi feita a instalação, quando foi realizado a última atualização e quando foi feita a última manutenção em hardwares e softwares. Mas a lista do inventário pode ser adaptada conforme o gestor de TI determinar na empresa, abrangendo outros pontos, mas todos ligados a área de tecnologia da mesma.

A importância da TI para resolver problemas em uma empresa!

O Inventário de TI pode ser feito através de softwares, manualmente através de planilhas (não muito aconselhável pois toma muito tempo) ou através de uma equipe externa de TI como a Encript. Desde que bem feito, ele tem a função de ajudar nas tarefas do gerente de tecnologia, onde ao alcance de alguns cliques ele pode ter acesso a todos os recursos disponíveis na empresa.

É preciso que o Inventário de TI seja feito com base nas normas de qualidade ITIL e ISO 27001. Onde uma determina o conjunto de práticas que são adequadas a gestão dos serviços de TI e a outra define quais os principais requisitos para o Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI).

Não levar em consideração estas normas, pode em vez de beneficiar a empresa, atrasar as funções e trazer inclusive prejuízos financeiros decorrente da implementação de um Inventário de TI pouco eficaz.

Como é composto um Inventário de TI?

Todo o inventário de TI é composto por:

• Softwares
• Hardwares
• Usuários
• E sistemas operacionais das máquinas

Caso o inventário de TI de sua empresa só tenha um ou dois dos itens acima ele pode não ser tão eficaz mediante diversas situações. Todos os itens citados trabalham em conjunto, e ter acesso a informações de todos eles, bem como a sua organização, caracteriza um sistema bom e de uma gestão melhor aplicada.

Havendo falhas, o gerente de TI pode definir a melhor estratégia com base neste inventário completo e em pouco tempo conseguir uma solução, não prejudicando qualquer área da empresa.

Nesta mesma linha de raciocínio, um bom inventário de TI tem como característica várias ramificações dentro de um mesmo inventário. É preciso incluir além das 4 composições descritas acima, ramificações que incluam informações ligadas ao disco rígido, memória RAM, processadores, consumo de energia e dados, serviços, eventos com base no calendário de produção da empresa, horários de utilização, cargas, atividades ligadas ao cloud, etc. Tudo isso com base no modelo de negócio da empresa, ou seja, cada uma deverá ser avaliada e implementada conforme a necessidade.

É preciso também que a equipe de TI responsável saiba dominar todas as funções deste inventário. Durante a sua criação é preciso também facilitar a leitura, para que outras equipes possam definir soluções sem que o sistema dependa exclusivamente de um único responsável na hora de uma eventual emergência.

Tudo está funcionando corretamente?

Uma outra característica de um inventário de TI eficaz é quando ele é capaz de identificar cada um dos processos e se os mesmos estão em pleno funcionamento. Todo baixo desempenho, erros, conteúdos desatualizados (como software e licenças), deve estar presente no inventário e ser identificado pela equipe de TI responsável com muita facilidade.

Essa função no inventário pode diminuir as “paradas técnicas” de uma empresa, bem como a abertura de chamados no suporte técnico, pois ao realizar uma conferência rotineira, eventuais problemas podem ser identificados e resolvidos sem a necessidade dos profissionais de TI terem que parar suas atividades em outros setores e dedicarem o seu tempo para resolver algo que “estragou” pela falta de acompanhamento.

Fazer com que os processos de uma empresa funcionem corretamente e ininterruptamente, geram lucros.

Automatização do sistema

Outra característica importante de um Inventário de TI está ligado a automatização do sistema. “Mas o que isto significa?” Já pensou ter que identificar e instalar atualizações em softwares, ou realizar backups mensais, máquina por máquina?

Um sistema que utiliza o Inventário de TI em conjunto, pode ter a realização de backups, bem como a instalação de atualizações, tudo feito automaticamente, entre outras funções. Assim novamente os esforços dos profissionais de TI contratados por sua empresa, podem estar voltados para outras áreas, ao invés de dedicar um tempo precioso para manter tudo atualizado.

Pense no tempo perdido ao ter que atualizar tudo manualmente.

Inventário de fácil utilização

Como já citamos acima, um inventário de TI considerado eficaz, precisa possuir uma característica de fácil utilização. Se a interface foi complicada e com uma quantidade de informações além do necessário, isso pode atrasar a sua real finalidade, bem como dificultar a análise pelos profissionais e tardar a resolução do problema que seria simples em uma plataforma mais dinâmica.

Tudo deve ser bem dinâmico, com informações essenciais sobre as opções cadastradas no inventário. Assim toda a produtividade da equipe responsável por esta área será aumentada.

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Lembrando que estas são apenas algumas das características essenciais para um inventário de TI eficaz. Muitas outras opções, desde que sejam de fácil compreensão podem também serem implementadas. Tudo deverá ser definido por seu gestor de TI.

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